Οι επαφές μου διπλασιάζονται. Τι πρέπει να κάνω;

Ένα μικρό ποσοστό χρηστών του Shared Contacts Manager αντιμετωπίζει περιστασιακά το πρόβλημα των διπλών επαφών. Αυτό συνήθως προκύπτει από έναν ή περισσότερους παράγοντες που δρουν μαζί. Δεδομένου ότι οι παράγοντες αυτοί συχνά προέρχονται από την πλευρά του χρήστη, μέσα από τον λογαριασμό του Google ή τις ρυθμίσεις του Workspace, μπορεί να είναι δύσκολο για την ομάδα μας να τους εντοπίσει ή να τους επιλύσει άμεσα. Δεν έχουμε πρόσβαση στους λογαριασμούς των χρηστών ή στις συγκεκριμένες ρυθμίσεις τους, οπότε οι βασικές αιτίες συχνά παραμένουν κρυφές.

Με την πάροδο του χρόνου, ωστόσο, έχουμε εντοπίσει μια σειρά από αποδεδειγμένες πρακτικές που μπορούν να βοηθήσουν στη διόρθωση αυτού του προβλήματος και, το σημαντικότερο, να αποτρέψουν την επανάληψή του. Ιδανικά, είναι καλύτερο να εφαρμόζετε αυτά τα προληπτικά μέτρα εκ των προτέρων, καθώς είναι πάντα ευκολότερο από το να καθαρίζετε τα αντίγραφα εκ των υστέρων. Αν αντιμετωπίζετε ήδη αυτό το πρόβλημα, μία ή ο συνδυασμός μερικών μεθόδων θα σας βοηθήσει. Αυτός ο οδηγός θα εξηγήσει τα βήματα για την αποκατάσταση των σωστών ρυθμίσεων του λογαριασμού και, εάν είναι απαραίτητο, τον καθαρισμό της κοινής βάσης δεδομένων επαφών σας.

Κατάργηση περιττών εφαρμογών και αποσύνδεσή τους από το λογαριασμό σας Google

Το Shared Contacts Manager (SCM) λειτουργεί με την ενσωμάτωση του λογαριασμού σας Google και τον συγχρονισμό των επαφών σας. Ωστόσο, εάν άλλες εφαρμογές, ιδίως παλαιότερες ή αχρησιμοποίητες, έχουν επίσης πρόσβαση στις επαφές σας, ενδέχεται να επηρεάσουν αυτή τη διαδικασία. Σε πολλές περιπτώσεις, οι χρήστες απεγκαθιστούν τέτοιες εφαρμογές, αλλά ξεχνούν να τις αποσυνδέσουν πλήρως από τους λογαριασμούς τους Google. Όταν συμβαίνει αυτό, αυτές οι εφαρμογές μπορούν να εξακολουθούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα επαφών στο παρασκήνιο και ενδεχομένως να προκαλέσουν προβλήματα συγχρονισμού ή ακόμη και διπλές καταχωρήσεις.

Για να μειώσετε τον κίνδυνο συγκρούσεων και να διασφαλίσετε την ομαλή λειτουργία του SCM, είναι σημαντικό όχι μόνο να αφαιρέσετε τυχόν περιττές εφαρμογές, αλλά και να ανακαλέσετε την πρόσβασή τους στο λογαριασμό σας Google. 

Για να αποσυνδέσετε περιττές εφαρμογές από το λογαριασμό σας Google:

1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Google και κάντε κλικ στο Διαχείριση του λογαριασμού σας Google.
   
2. Στο αριστερό μενού, επιλέξτε Ασφάλεια.
   
3. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Οι συνδέσεις σας με εφαρμογές και υπηρεσίες τρίτων και κάντε κλικ στο Βλέπε όλες οι συνδέσεις.
   
4. Επανεξετάστε το λίστα εφαρμογών με πρόσβαση στις Επαφές Google. Αποφασίστε ποια από αυτά χρησιμοποιείτε πραγματικά και εξακολουθείτε να χρειάζεστε.
5. Για οποιεσδήποτε εφαρμογές που δεν χρειάζεστε πλέον, επιλέξτε τις, κάντε κλικ στο Διαγραφή όλων των συνδέσεωνκαι επιβεβαιώστε την επιλογή σας.
   

Διαγράψτε περιττές εφαρμογές

Αφού αποσυνδέσετε τις περιττές εφαρμογές από το λογαριασμό σας Google, είναι επίσης καλή ιδέα να τις απεγκαταστήσετε εντελώς, αν είναι ακόμα εγκατεστημένες.

Για να καταργήσετε μια εφαρμογή από το Google Workspace Marketplace:

1. Πηγαίνετε στο Google Workspace Marketplace.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις και επιλέξτε Διαχείριση εφαρμογών.
   
3. Επιλέξτε την εφαρμογή που θέλετε να απεγκαταστήσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές (τρεις τελείες) και κάντε κλικ στο κουμπί Απεγκατάσταση του. 
   

Με αυτόν τον τρόπο, αφαιρείτε ανεπιθύμητο λογισμικό και καθαρίζετε το λογαριασμό σας από εφαρμογές που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το συγχρονισμό του Shared Contacts Manager.

Οργανώστε τη βάση δεδομένων των επαφών σας

Μια καλά δομημένη λίστα επαφών κάνει την ομαδική εργασία ταχύτερη, μειώνει τα λάθη και διατηρεί τα δεδομένα σας καθαρά. Προτού μοιραστείτε τις επαφές σας, ελέγξτε τις ετικέτες σας (ομάδες επαφών) και βεβαιωθείτε ότι ακολουθούν αυτές τις βέλτιστες πρακτικές:

1. Συγχώνευση υφιστάμενων αντιγράφων

Είναι καλύτερο να συγχωνεύετε τα διπλά πριν από την κοινή χρήση επαφών. Σε κάθε περίπτωση, ακόμη και αν οι ετικέτες σας έχουν ήδη κοινοποιηθεί, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Σταματήστε προσωρινά την κοινή χρήση των επαφών σας.
2. Στις Επαφές Google, ανοίξτε το Εργαλείο συγχώνευσης & επιδιόρθωσης.
3. Ζητήστε από τους συναδέλφους σας να κάνουν το ίδιο στους λογαριασμούς τους. Εάν βρεθούν διπλότυπα, κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να τα συγχωνεύσει.

Όταν όλα τα μέλη της ομάδας συγχωνεύσουν τις επαφές τους σε μια ενιαία, μοναδική εγγραφή, κάθε λογαριασμός θα περιέχει μια καθαρή λίστα επαφών. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενεργοποιήσετε εκ νέου την κοινή χρήση.

2. Διαγραφή περιττών επαφών

Για να διατηρήσετε τη λίστα επαφών σας αποδοτική, διαγράψτε τυχόν εγγραφές που δεν χρειάζεστε. Να θυμάστε ότι όταν διαγράφετε μια επαφή, το Google Contacts την αποθηκεύει στα σκουπίδια για 30 ημέρες πριν την οριστική διαγραφή της.

Πριν από την κοινή χρήση επαφών, ελέγξτε το φάκελο απορριμμάτων. Επαναφέρετε ό,τι είναι σημαντικό και αφαιρέστε τα υπόλοιπα.

Για να επανεξετάσετε και να καθαρίσετε τα σκουπίδια:

1. Ανοίξτε το Επαφές Google.
2. Στο αριστερό μενού, κάντε κλικ στο Σκουπίδια.
3. Εάν βλέπετε επαφές που θέλετε να κρατήσετε, επιλέξτε τις και κάντε κλικ στο κουμπί Ανάκτηση.
4. Για να αφαιρέσετε μόνιμα τις ανεπιθύμητες επαφές, κάντε κλικ στο Αδειάστε τα σκουπίδια τώρα.

3. Χρησιμοποιήστε σαφή και μοναδικά ονόματα ετικετών

Όταν οι επαφές εισάγονται στις Επαφές Google, είτε χειροκίνητα είτε μέσω CSV, συχνά καταλήγουν σε προεπιλεγμένες ετικέτες όπως "Εισήχθη στις..." ή "myContacts". Η παραμονή αυτών των προεπιλεγμένων ονομάτων μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Για παράδειγμα, αν μοιραστείτε μια ετικέτα με το όνομα myContacts με κάποιον που έχει ήδη μια ετικέτα με αυτό το όνομα, γίνεται ασαφές ποιες επαφές ανήκουν σε ποια ομάδα.

Για να το αποφύγετε αυτό, μετονομάστε τις ετικέτες σας με βάση τη δομή ή τη δραστηριότητα του οργανισμού σας. Κάθε κοινόχρηστη ετικέτα θα πρέπει να έχει ένα μοναδικό, περιγραφικό όνομα, ώστε όλοι να γνωρίζουν αμέσως τι είδους επαφές περιέχει και πώς πρέπει να χρησιμοποιείται.

4. Προσεκτικός διαμοιρασμός επαφών

Ο τρόπος με τον οποίο οργανώνετε την κοινή χρήση επαφών παίζει μεγάλο ρόλο στην αποφυγή διπλών επαφών. Επενδύοντας λίγο επιπλέον χρόνο για τη δημιουργία της κύριας λίστας επαφών σας στην αρχή, θα γλιτώσετε πολύ χρόνο αργότερα. Μόλις η κοινή χρήση οργανωθεί σωστά, θα λειτουργεί ομαλά και σχεδόν απαρατήρητα από εσάς και τους συναδέλφους σας.

1. Αποφύγετε την κοινή χρήση "όλων των επαφών"

Αν και τεχνικά είναι δυνατή η κοινή χρήση όλων των επαφών σας, δεν το συνιστούμε για διάφορους λόγους:

• Άσχετα δεδομένα: ο γενικός σας κατάλογος μπορεί να περιέχει επαφές που οι συνάδελφοί σας δεν χρειάζονται για τη δουλειά τους. Η κοινή χρήση τους δημιουργεί περιττή ακαταστασία.
• Κίνδυνος διπλοτύπων: ένας παραλήπτης μπορεί να έχει ήδη κάποιες από τις ίδιες επαφές. Εάν τις λάβει ξανά από εσάς, θα εμφανιστούν αντίγραφα.
• Σύγχυση ετικετών: Όταν γίνεται κοινή χρήση της ομάδας "Όλες οι επαφές", εμφανίζεται στους παραλήπτες ως μια ομάδα που ονομάζεται Επαφές. Εάν έχουν ήδη μια ετικέτα με αυτό το όνομα, μπορεί να καταλήξουν με δύο ετικέτες "Επαφές", γεγονός που μπορεί να είναι παραπλανητικό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ανάλογα με τα δικαιώματα που δίνετε, ενδέχεται να μην μπορούν να μετονομάσουν την κοινόχρηστη ετικέτα.

2. Χρησιμοποιήστε ένα σαφές σύστημα επισήμανσης

Μοιραστείτε μόνο τις ομάδες επαφών που είναι πραγματικά απαραίτητες για τη ροή εργασιών του οργανισμού σας. Δεν χρειάζεται να δώσετε σε όλους πρόσβαση σε κάθε ετικέτα.

• Δημιουργήστε ετικέτες με σαφή, περιγραφικά ονόματα.
• Γεμίστε τα με τις σωστές επαφές για τον προορισμό τους.
• Μοιραστείτε τα μόνο με τους ανθρώπους που τα χρειάζονται.

3. Αναθέστε προσεκτικά δικαιώματα

Το Shared Contacts Manager προσφέρει τέσσερα επίπεδα δικαιωμάτων:

• Προβολή - οι χρήστες μπορούν να βλέπουν επαφές αλλά όχι να τις επεξεργάζονται.
• Συντάκτης - οι χρήστες μπορούν να βλέπουν και να επεξεργάζονται επαφές.
• Επαναχρησιμοποίηση - οι χρήστες μπορούν να προβάλλουν, να επεξεργάζονται και να μοιράζονται την ετικέτα με άλλους.
• Ιδιοκτήτης - πλήρης έλεγχος, συμπεριλαμβανομένων των δικαιωμάτων.

Συνιστούμε τη χορήγηση Προβολή πρόσβαση στους περισσότερους χρήστες, ειδικά αν διαχειρίζεστε εσείς οι ίδιοι τις κοινόχρηστες επαφές. Αναθέστε ευρύτερα δικαιώματα μόνο σε έμπιστους συναδέλφους που πρέπει να ενημερώνουν ή να διατηρούν πληροφορίες επαφών. Αποφύγετε τη χρήση του Reshare εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο.

Η προσεκτική διαχείριση δικαιωμάτων μειώνει τον κίνδυνο διπλών αντιγράφων και επιταχύνει τον τακτικό αυτόματο συγχρονισμό.

Πλήρης επαναφόρτωση της βάσης δεδομένων επαφών

Σε σπάνιες περιπτώσεις, όταν καμία από τις προηγούμενες μεθόδους δεν λειτουργεί και τα αντίγραφα εμφανίζονται συνεχώς, μπορεί να είναι απαραίτητη η πλήρης αναδιοργάνωση της βάσης δεδομένων επαφών του οργανισμού σας.

Αυτό περιλαμβάνει την εξαγωγή των επαφών κάθε μέλους της ομάδας, τη μεταφορά τους σε έναν κεντρικό λογαριασμό (που συνήθως διαχειρίζεται ο διαχειριστής του Google Workspace ή του SCM), τη συγχώνευση των αντιγράφων σε ένα μέρος και, στη συνέχεια, την εκ νέου κοινή χρήση μιας καθαρής βάσης δεδομένων.

Βήμα 1: Συγκεντρώστε όλες τις επαφές σε έναν ενιαίο λογαριασμό διαχειριστή

Επιλέξτε έναν έμπειρο χρήστη, κατά προτίμηση τον διαχειριστή του Workspace ή του SCM, για να διαχειριστεί τη διαδικασία. Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να εξάγει τις επαφές του σε μορφή CSV και να στείλει το αρχείο στον διαχειριστή.

Εάν είστε τακτικός χρήστης του SCM:

1. Ανοίξτε το Επαφές Google.
2. Επιλέξτε Όλες οι επαφές.
3. Κάντε κλικ στο Περισσότερες ενέργειες μενού (τρεις κάθετες τελείες).
4. Επιλέξτε Εξαγωγή και επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το Αρχείο CSV.
   
5. Διαγραφή όλων των επαφών από το λογαριασμό σας στο Google και αδειάστε τον κάδο απορριμμάτων.
6. Αποστολή του αρχείου CSV στο διαχειριστή του τομέα σας.

Εάν είστε διαχειριστής τομέα ή SCM:

Μόλις λάβετε αρχεία CSV από όλα τα μέλη της ομάδας και επιβεβαιώσετε ότι έχουν αδειάσει τα σκουπίδια τους:

1. Ανοίξτε το Επαφές Google στο δικό σας λογαριασμό.
2. Στην αριστερή πλαϊνή μπάρα, κάντε κλικ στο Εισαγωγή.
3. Εισαγωγή των αρχείων CSV ένα κάθε φορά.
4. Αφού εισαγάγετε όλα τα αρχεία, ανοίξτε Συγχώνευση & διόρθωση για να αφαιρέσετε διπλές επαφές.

Βήμα 2: Επαναφορά κοινής χρήσης

Μετά τη συγχώνευση, θα έχετε μια καθαρή, ενοποιημένη βάση δεδομένων επαφών. Μπορείτε τώρα να μοιραστείτε εκ νέου τις σχετικές ετικέτες με τους συναδέλφους σας, οι λογαριασμοί των οποίων θα είναι άδειοι και έτοιμοι να λάβουν τις ενημερωμένες επαφές.

Ξεκινώντας από μια νέα, οργανωμένη βάση δεδομένων και εφαρμόζοντας τις βέλτιστες πρακτικές που περιγράφηκαν νωρίτερα σε αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να αποτρέψετε την επιστροφή του προβλήματος της επανάληψης.