Contactpersonen exporteren en delen in de nieuwe versie van Microsoft Outlook 365

Je contacten delen met je team zou heel eenvoudig moeten zijn. Het hoeft helemaal geen probleem te zijn. Het zou gewoon moeten werken, ongeacht op welk apparaat of besturingssysteem je werkt. Maar zo eenvoudig is het leven natuurlijk niet, en als je een Microsoft Office 365-gebruiker bent, weet je dat waarschijnlijk maar al te goed.

Als je Windows 11 en de nieuwste versie van Microsoft Office 365 gebruikt, is de handige functie waarmee je afzonderlijke contactpersonen of lijsten met contactpersonen kon delen verdwenen. De functie is verwijderd, waardoor er een Spoor van frustratie voor degenen die hebben geüpgraded naar Office 365. Vanaf januari 2025 is er niets veranderd. De functie voor delen ontbreekt nog steeds, hoewel deze in oudere Office-versies springlevend is.

Om het nog erger te maken, als je probeert te downgraden naar een vorige versie van Office, wil Microsoft weten waarom. En als je uitlegt dat je geen contacten meer kunt delen, reageren ze met een behulpzaam bericht waarin staat dat dit niet mogelijk is in de nieuwe versie van Microsoft 365. Op dit punt is "verrassing" misschien niet eens genoeg.

Wat kun je nu eigenlijk doen? Vandaag bekijken we de resterende opties voor het delen van Microsoft-contactpersonen, of je nu de nieuwe versie van Office op Windows of macOS gebruikt. Laten we eens kijken wat er nog in de gereedschapskist zit.

Outlook-map met contactpersonen exporteren en delen

De exportfunctie is de eerste en meest voor de hand liggende keuze. Het is niet echt iemands favoriet en dat is het waarschijnlijk ook nooit geweest. Het is onhandig, verre van gebruiksvriendelijk en zit vol nadelen. Maar in de wereld van het nieuwe Office is het een van de laatste opties. Dus hier lees je hoe je ermee kunt werken:

1. Log in op uw Kantoorrekening en klik op de app-balk in het linkermenu.
2. Selecteer Mensen uit de beschikbare opties.
3. Klik op Alle contactlijsten en kies degene die je nodig hebt.
4. Selecteer in het bovenste menu Contacten beheren en klik op Exporteer.

Dit genereert een CSV-bestand dat je moet opslaan op je computer of op een externe schijf. Zodra je het bestand hebt, zijn hier je volgende stappen:

• E-mail het naar je collega's.
• Upload het naar Google Sheets en deel het met je team. Dit werkt het beste als iedereen in je organisatie Google-accounts gebruikt, wat niet altijd het geval is.

Dus hoewel deze methode niet echt prijzen wint voor gemak, is het nog steeds een optie.

Terugschakelen naar een oudere versie van Microsoft Office 365 of Outlook: Is het de moeite waard?

Als je vastbesloten bent om de verdwenen functie voor het delen van contacten terug te krijgen, moet je teruggaan naar een eerdere versie van Microsoft Office 365. Maar zet je schrap - het is niet bepaald een één-klik fix. 

Eerst moet je uitzoeken welke versie van Office je momenteel gebruikt en de specifieke versie identificeren die het delen van contacten nog ondersteunt (waarschijnlijk een versie die in januari 2024 is uitgebracht). Vervolgens moet je een aantal technische stappen doorlopen om over te stappen. Vergeet ook niet om automatische updates uit te schakelen, tenzij je weer terug bij af wilt zijn.

Om mogelijke valkuilen te vermijden, kun je je het beste houden aan Officiële instructies van Microsoft en volg ze tot op de letter. Dit proces is niet voor bangeriken, maar als het delen van contacten een must voor je is, is het het overwegen waard.

Synchroniseer en deel Office 365 en Outlook-contacten met Shared Contacts Manager

Als geen van deze methoden voor jou werkt, raak dan nog niet gefrustreerd. De situatie is niet geweldig, maar verre van hopeloos. Er is altijd een betere optie - en in dit geval kunnen apps van derden je redding zijn.

Shared Contacts Manager is een lichte en gebruiksvriendelijke tool voor het beheren en delen van contacten. Het belangrijkste is dat het je geeft wat Microsoft je heeft afgenomen. Met de app zijn al je contacten netjes georganiseerd in één eenvoudige interface, waardoor je volledige controle hebt. Je kunt contactpersonen sorteren in lijsten, aangepaste groepen maken voor specifieke teamleden en contactpersonen delen met iedereen zonder enige belemmering.

Daarnaast kun je persoonlijke toegangsniveaus instellen. Bepaal wie je lijsten met contactpersonen mag bekijken en wie ze mag bijwerken. Dankzij de automatische synchronisatie blijft je contactendatabase bovendien actueel en veilig. Alle updates zijn direct zichtbaar voor iedereen met wie je de contacten hebt gedeeld.

Klinkt dit als de droomoplossing voor het delen van uw Outlook 365-contactpersonen? Probeer Shared Contacts Manager en ervaar het zelf. Het zou wel eens precies kunnen zijn wat je zoekt.

Opmerking: je hebt een Google-account nodig om de applicatie te gebruiken.