Hoe Google Workspace gebruiken als CRM voor uw bedrijf

Wat als iemand je zou vertellen dat een volledig CRM-systeem misschien niet de beste oplossing is voor jouw bedrijf? Zou je sceptisch zijn of openstaan voor het idee met de juiste argumenten? Het valt niet te ontkennen dat CRM grote voordelen biedt, van het beheren van contacten tot het automatiseren van taken. Veel bedrijven, vooral kleinere, hebben echter niet altijd zulke uitgebreide systemen nodig voor hun dagelijkse werkzaamheden. De tools die nodig zijn om workflows te versnellen en te vereenvoudigen zijn vaak beschikbaar op platforms zoals Google Workspace, maar ze worden vaak over het hoofd gezien ondanks het feit dat het eenvoudige, kosteneffectieve en zeer efficiënte alternatieven zijn.

Heb ik een CRM-systeem nodig voor mijn bedrijf?

Grote bedrijven met een enorm klantenbestand en complexe activiteiten vertrouwen zwaar op CRM-systemen om hun workflows te beheren. Deze tools helpen bij het automatiseren van processen, het stroomlijnen van communicatie en het analyseren van gegevens, waardoor ze essentieel zijn voor bedrijven met honderden werknemers en eindeloze middelen. Voor kleinere bedrijven is de beslissing om te investeren in een CRM-systeem echter niet zo eenvoudig.

Hoewel deze systemen onmiskenbare voordelen bieden, moeten kleinere bedrijven de voor- en nadelen zorgvuldig tegen elkaar afwegen, rekening houdend met hun specifieke behoeften, bedrijfsgrootte en beschikbare middelen. Soms wegen de kosten, tijd en moeite die nodig zijn om een CRM te implementeren niet op tegen de potentiële voordelen.

Is een CRM de kosten waard?

Een van de grootste lasten voor kleinere bedrijven bij het implementeren van een CRM zijn de kosten. Bekende CRM-platforms zoals Salesforce, HubSpot of Zoho kunnen tussen $25 en $300 per gebruiker per maand vragen, afhankelijk van het plan en de functies. Zelfs aan kleinere, minder bekende oplossingen hangt een stevig prijskaartje, zeker als je de kosten voor het trainen van medewerkers en het opzetten van het systeem meerekent. En dan heb ik het nog niet eens over de extra kosten voor doorlopend onderhoud, aanpassingen en professionele onboarding, wat de budgetten nog verder onder druk kan zetten.

Voor veel bedrijven, vooral die met kleine teams of een beperkt klantenbestand, rechtvaardigen deze kosten de investering misschien niet wanneer eenvoudiger oplossingen de klus kunnen klaren.

Overdreven functies die je misschien niet nodig hebt

CRM's zitten vaak vol met functies die kleine bedrijven misschien nooit zullen gebruiken. Geavanceerde analyses, verkoopvoorspellingen en het gedetailleerd bijhouden van het klanttraject zijn uitstekend voor grote ondernemingen, maar vaak onnodig voor een team dat alleen maar contacten wil organiseren en met klanten wil communiceren. Essentiële functies zoals contactbeheer en automatisering van basistaken zijn meestal het meest nodig, maar veel CRM-oplossingen worden geleverd met een overdaad aan tools die zelden worden aangeraakt.

Kleinere bedrijven moeten zich richten op wat ze echt nodig hebben - vaak eenvoudige tools voor het organiseren van contacten en communicatie. In plaats van te investeren in functierijke CRM's, kun je overwegen om gebruik te maken van platforms zoals Google Workspace, die precies genoeg functionaliteit bieden zonder de gebruiker te overweldigen.

CRM-complexiteit: Een barrière voor efficiëntie

Een andere belangrijke uitdaging bij CRM's is hun complexiteit. Het opzetten van een CRM is niet alleen tijdrovend, maar vereist vaak ook gespecialiseerde kennis. Veel bedrijven moeten speciale CRM-beheerders inhuren of experts raadplegen, waardoor zowel de kosten als de complexiteit toenemen.

Google Workspace daarentegen is intuïtief en vertrouwd voor de meeste gebruikers. De mogelijkheid om te integreren met bestaande workflows maakt het een aantrekkelijk alternatief. Door gebruik te maken van tools zoals Gmail, Google Contactenen Google Drive kunnen kleine bedrijven hun contactpersonen beheren, taken plannen en naadloos communiceren zonder de complexiteit van een volwaardig CRM-systeem.

Om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen, hebben we een eenvoudige vergelijkingstabel gemaakt met de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden bij de beslissing of je bedrijf echt een volledig CRM-systeem nodig heeft of dat een meer vereenvoudigde oplossing aan alle eisen voldoet.

FACTOREN OM TE OVERWEGEN

Hoe gebruik je Google als CRM?

De essentie van CRM-systemen ligt in het beheren van klantrelaties en interacties, met name via efficiënt contactbeheer. Google Workspace biedt met zijn suite aan tools een praktische en betaalbare oplossing voor veel van de functies die traditioneel worden uitgevoerd door grotere klantrelatiesystemen. Laten we eens onderzoeken hoe Google Workspace kan worden gebruikt als een geschikt CRM-alternatief.

Beheer contactpersonen met gratis Google-oplossing

Google Contacts is een krachtige maar eenvoudige tool waarmee bedrijven hun klantgegevens kunnen beheren zonder dat ze een apart CRM-platform nodig hebben. Het biedt gebruikers alles wat ze nodig hebben voor een goed klantenbeheer.

Alle contactpersonen op één plek

Met Google Contacten kun je al je zakelijke contacten consolideren op een centrale locatie in de cloud. Het maakt niet uit welke tool je gebruikt -mail, Google Drive of Agenda - je contactpersonen worden altijd gesynchroniseerd tussen apparaten en applicaties, zodat je direct toegang hebt tot belangrijke klantgegevens, waar je ook bent. Deze functie vereenvoudigt het beheer doordat je niet langer meerdere platforms hoeft te gebruiken of handmatig contactpersonen in verschillende systemen hoeft bij te werken.

Labels voor organisatie

Een van de voordelen van Google Contacten is de mogelijkheid om contactpersonen te categoriseren met behulp van labels. Je kunt contactpersonen groeperen op basis van verschillende criteria, zoals klanten, partners, leads of specifieke projectteams, waardoor het beheer overzichtelijker en eenvoudiger wordt. Dit is vooral handig voor bedrijven die hun klantenbestand willen segmenteren voor gerichte communicatie of marketing. Contactpersonen kunnen ook gemakkelijk worden verplaatst tussen labels, zodat het eenvoudig is om contactcategorieën opnieuw toe te wijzen of bij te werken als relaties zich ontwikkelen.

Handmatig toevoegen van nieuwe contactpersonen

Google Contacten biedt intuïtieve en flexibele opties voor het handmatig toevoegen van nieuwe contactpersonen, of je nu een nieuwe lead invoert of de informatie van een bestaande klant bijwerkt. Dit helpt bedrijven om belangrijke details in realtime vast te leggen, bijvoorbeeld tijdens netwerkevenementen of vergaderingen. Door je contactenlijst actueel en up-to-date te houden, heb je toegang tot kritieke informatie voor follow-ups of outreach-doeleinden.

Link Verwante Personen

Deze functie geeft je de mogelijkheid om personen te koppelen die een relatie delen, zoals collega's die voor dezelfde klant werken of leden van dezelfde familie. Het koppelen van contactpersonen geeft een duidelijker beeld van relaties en organisatorische hiërarchieën, wat gunstig kan zijn voor bedrijven die meerdere contactpunten binnen één organisatie beheren. Dit verbetert de communicatie aanzienlijk doordat gebruikers binnen enkele minuten belangrijke relaties kunnen identificeren en redundantie kunnen voorkomen.

Aangepaste velden

Aangepaste velden geven een persoonlijk tintje en het is altijd geweldig om deze functie te hebben. Google beperkt zijn gebruikers niet in de informatie die ze kunnen invoeren. Je kunt aangepaste velden maken voor contactpersonen, zodat je specifieke informatie kunt opslaan buiten de standaardopties (bijvoorbeeld extra telefoonnummers, projectnotities of loyaliteitsstatus). Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven hun contactgegevens aanpassen aan specifieke behoeften. Dit kan waardevol zijn voor bedrijven met unieke vereisten voor klantgegevens.

Deel uw klantcontacten met Shared Contacts Manager Tool

Contacten intern beheren is belangrijk, maar bedrijven moeten contactgegevens ook efficiënt delen tussen teams en afdelingen. De app Google Workspace Shared Contacts Manager biedt een handige oplossing voor deze uitdaging, die beantwoordt aan de meest gevraagde behoeften van klanten. 

Contactpersonen delen met Gmail-gebruikers

Een van de grootste voordelen van Shared Contacts Manager is de mogelijkheid om contacten te delen met iedereen die een Gmail-account gebruikt. Dit is een praktische functie voor bedrijven die werken met externe klanten, freelancers of partners. Teamleden kunnen effectief samenwerken in de wetenschap dat ze allemaal toegang hebben tot de meest up-to-date contactgegevens. Gedeelde contactpersonen kunnen worden gesynchroniseerd in Gmail, Google Agenda en Google Drive, waardoor het gemakkelijker wordt om verbonden te blijven met gedeelde bronnen.

Domeinbreed delen

Voor bedrijven die binnen Google Workspace werken, is het delen van contacten nu probleemloos binnen een organisatie. U kunt contactpersonenlijsten delen met collega's binnen uw domein en er zeker van zijn dat alle teamleden direct toegang hebben tot dezelfde lijsten. Google Workspace gedeelde contacten. Dit bevordert consistente communicatie, vermindert miscommunicatie en verbetert workflows tussen afdelingen, waardoor het gemakkelijker wordt om interne contacten zoals collega's of afdelingshoofden te beheren.

Domeinoverschrijdend delen

Shared Contacts Manager maakt het ook mogelijk om contacten te delen tussen verschillende domeinen. Dit is een krachtig hulpmiddel voor organisaties die samenwerken met externe bedrijven of klanten. Deze functie garandeert dat uw zakelijke partners, leveranciers of dienstverleners werken met dezelfde contactgegevens als uw interne team, wat de coördinatie verbetert en de operationele efficiëntie verhoogt.

Snelle synchronisatie: Contact nauwkeurigheid en relevantie tussen gebruikers zijn van cruciaal belang in het verstrekken van algemene zakelijke effectiviteit. Shared Contacts Manager biedt snelle synchronisatie mogelijkheden, waardoor alle gedeelde contact-updates direct worden weergegeven door alle gebruikers. Nadat de app voor het eerst is gestart, kunnen gebruikers de synchronisatie handmatig activeren om de nieuwste contactgegevens onmiddellijk te delen. Als alternatief synchroniseert de app automatisch om de paar uur, zodat alle gebruikers op de hoogte blijven van recente wijzigingen in gedeelde labels. Zo hebben leden die aan dezelfde projecten of accounts werken altijd toegang tot de meest actuele contactgegevens.

Beveiliging contactgegevens handhaven

Beveiliging is een belangrijk punt van zorg bij het omgaan met gevoelige klantgegevens, en Google Workspace biedt samen met Shared Contacts Manager robuuste oplossingen om prioriteit te geven aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van je contacten.

Beveiliging op bedrijfsniveau

Google Workspace biedt beveiligingsfuncties op bedrijfsniveau, waaronder versleuteling, verificatie met twee factoren en regelmatige beveiligingsupdates. Deze maatregelen helpen uw contactgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en zorgen ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige informatie. Dankzij de wereldwijde beveiligingsinfrastructuur van Google kunnen bedrijven met een gerust hart contactpersonen opslaan en delen zonder zich zorgen te hoeven maken over datalekken of lekken.

Machtigingen op gebruikersniveau

Shared Contacts Manager geeft beheerders de mogelijkheid om specifieke rechten op gebruikersniveau in te stellen. U kunt bepalen of een gebruiker contacten kan bekijken, bewerken of delen, waardoor u een laag van controle toevoegt over hoe contactgegevens worden behandeld binnen uw organisatie of afzonderlijke individuen. Bedrijven met verschillende teams of afdelingen die verschillende niveaus van toegang tot klantgegevens nodig hebben, zullen zeker profiteren van het toepassen van verschillende machtigingen.

Machtigingen op groepsniveau

Naast rechten op gebruikersniveau kun je ook toegangsrechten op groepsniveau instellen voor hele teams of afdelingen. Dit vereenvoudigt het beheer wanneer je toegang moet geven of beperken voor grotere groepen. In dit geval krijgen teams die aan specifieke projecten of accounts werken de informatie die ze nodig hebben zonder onnodige gegevens bloot te leggen.

Contact Eigendomsoverdracht

Als de rollen binnen uw organisatie verschuiven, is het eenvoudig om het eigenaarschap van contacten over te dragen van het ene teamlid naar het andere. Relaties met klanten worden altijd goed onderhouden, zelfs bij personeelswisselingen. Het is een prima functie voor bedrijven die continuïteit in klantbeheer willen bieden zonder belangrijke klantgegevens uit het oog te verliezen.

Platformonafhankelijke toegang tot contactpersonen is eenvoudig met Google CRM-software

Met Google Workspace hebt u naadloos toegang tot contactpersonen in alle toepassingen en op alle apparaten. Als je Gmail, Google Drive of Agenda gebruikt, zijn je contactpersonen direct beschikbaar zonder omslachtig schakelen tussen platforms. Deze cloudgebaseerde synchronisatie betekent dat updates van contactgegevens direct worden weergegeven op alle apparaten, of je nu werkt vanaf een desktop, laptop of mobiel apparaat. 

Traditionele CRM's beperken daarentegen vaak de toegankelijkheid tot specifieke applicaties en vereisen aparte aanmeldingen en integraties, wat de productiviteit kan belemmeren. De onderlinge verbondenheid van Google Workspace zorgt voor meer efficiëntie en maakt het gemakkelijker om klantrelaties te beheren, ongeacht waar je bent of welk apparaat je gebruikt.

Laatste gedachten over G Suite als CRM voor Google-gebruikers 

Kortom, traditionele CRM's zijn misschien geschikt voor grote ondernemingen, maar Google Workspace biedt een effectief en betaalbaar alternatief voor kleinere bedrijven. Veel van de essentiële CRM-functies - zoals het beheren en delen van contacten - kunnen direct worden uitgevoerd binnen het vertrouwde Google-ecosysteem zonder dure software of steile leercurves. Shared Contacts Manager verbetert deze ervaring door het organiseren, delen en samenwerken van contacten tussen teams te vereenvoudigen, zodat iedereen relevante en toegankelijke informatie heeft. Met Google Workspace en Shared Contacts Managerkunnen bedrijven klantrelaties efficiënt en betaalbaar beheren. Probeer het vandaag nog gratis uit!