如何在 Gmail 中设置和管理授权

无论你使用的是免费电子邮件账户还是付费的 Google Workspace，都可以在 Gmail 中设置授权，授予他人阅读、回复或删除邮件的权利。当然，这项功能更多用于企业用途，因为私人 Gmail 账户通常包含人们不愿公开的敏感数据。

在企业中，让他人代为回复的便利性需求很大。它通常用于销售和支持部门，以及将一些日常通信职责委托给高级经理的私人助理。 

根据 Zippia 的统计，有近 4.08 万 个人助理。管理者通常会依靠助理处理日常邮件、管理垃圾邮件、安排会议，并通过在 Gmail 中添加另一个用户来委派任务，从而简化工作流程管理。

传统上，销售人员拥有自己的个人账户，并可共同访问通用的 sales@companyXYZ.com 账户。销售人员平均花费 关于 20% 这一功能有助于及时处理收到的潜在客户，而不受个人日程安排、休息日或假期的影响。其他销售转化统计数据也证明了这种快速响应时间的重要性：根据内部销售研究的数据显示 35-50% 的销售额最终会落到先回复商业咨询的公司手中。

什么是 Gmail 中的委托访问？

授权访问 Gmail 是 Gmail 帐户中的一系列技术活动，允许另一个 Gmail 帐户访问您的收件箱并代表您执行有限的操作。一个 Gmail 帐户可以拥有多达 1000 个具有委托访问权限的配置帐户。不过，一般建议一次最多只能有 40 个用户同时访问委托收件箱。

通过授权访问 Gmail，受委托人可以代表委托人执行以下活动：

• 阅读电子邮件
• 撰写信息
• 删除电子邮件
• 存档信息
• 使用标签分割信息
• 使用规则和过滤器对电子邮件进行分类

然而，电子邮件授权不允许开展这些活动：

• 使用聊天功能代表另一个账户交换聊天信息
• 删除账户 
• 更改具有授权访问权限的账户密码

收件人知道是谁发送了邮件，是 Gmail 委托人还是账户所有者？如果您的公司使用 Google Workspace，公司账户的管理员可以控制代表原始收件箱所有者发送的邮件在收件人邮箱中的显示方式：同时显示两个地址或仅显示账户所有者的地址。因此，如果您从共享的销售、信息或支持收件箱中回复，并且回复行指定：来自： john@example.com 代表 mary@example.com.您可以要求 Google Workspace 管理员更改设置，完全不指定代表的电子邮件。

如何设置 Gmail 授权

Gmail 移动应用程序不支持此功能，因此以下步骤仅适用于桌面用户。

1. 转到 设置 然后点击 查看所有设置.
2. 选择 账户 选项卡
3. 添加另一个账户 下的 "授权访问您的账户 "部分。
4. 在弹出窗口中，输入您要委托访问的人的电子邮件地址，然后单击 下一步.
   
5. 此时会弹出一个通知窗口，询问您是否真的要将 Gmail 账户的访问权限授予指定账户。点击 发送电子邮件以授予访问权限。

被邀请的代表需要进入自己的收件箱，通过点击电子邮件中的链接接受共享收件箱的邀请。 delegation-noreply@google.com.在邀请到期前，受邀者有一周的时间接受邀请。用户应在 24 小时内使权限生效。

如何启用域名的电子邮件授权

工作区管理员需要调整管理面板中的设置，以便企业用户可以委托他人访问自己的 Gmail 账户。他们还可以设置参数，让接收者在回复中看到两个电子邮件地址，或者只看到账户所有者的电子邮件。

允许企业用户委托访问电子邮件的算法

本指南适用于在 Google Workspace 中拥有管理员级账户的用户：

1. 登录您的 谷歌管理控制台
2. 点击 应用程序.
3. 选择 电子邮件 根据 谷歌工作空间.
4. 查找 邮件代表团 根据 用户设置 部分，并勾选 让用户将邮箱访问权委托给域中的其他用户.在此阶段，管理员可以决定收件人是只看到账户所有者的地址，还是同时看到所有者和受委托人的地址，方法是在"...... "下选择适当的选项。 向收件人显示发件人信息.
5. 点击 节省 并允许最长 24 小时的同步时间。

现在，你域中的企业账户可以将访问权委托给群组和个人，因此，完成上述 10 个步骤后，你就可以告知企业设置中的所有有关变更。你还可以分享本文第一部分关于如何委托 Gmail 账户的说明。

如何禁用企业用户的 Gmail 授权功能

要取消企业用户的 Gmail 帐户委托权限，具有 Workspace 管理员访问权限的人员应执行上述所有步骤，但取消选中步骤 4 中的复选框： 谷歌管理控制台 - 应用程序 - 谷歌工作区 - Gmail - 用户设置 - 邮件授权 - 电子邮件 检查 让用户委托域中其他用户访问自己的邮箱 - 保存.

请记住，如果从管理控制台禁用委托功能，企业用户将无法访问共享收件箱，只能单独使用自己的 Gmail 账户。

如何在 Gmail 中共享联系人：设置共享设置和授权访问

同时访问一个共享收件箱的用户数量最多为 40 人。但根据这些代表的位置、工作类型以及他们在收件箱中工作时所需的计算能力，系统可能会暂时拒绝该账户的访问，将其锁定一段时间。

这些关于如何在 Gmail 中委派电子邮件的简单技巧，可以让公司确保销售、客户支持和行政团队的业务通信工作不中断。

在 Gmail 中委派任务（如管理电子邮件）是企业的常见做法。当使用 Gmail 授权让助理代表你回复邮件或管理共享收件箱时，它对工作流程大有帮助。但电子邮件授权只是协作拼图的一部分，而且这种情况 "并非一刀切"。如果团队成员也需要访问共享联系人列表，该怎么办？这就是 在 Gmail 中共享联系人 变得绝对必要。

Shared Contacts Manager 弥补了这一不足，为团队集中和共享联系人信息提供了快捷方便的方法。与电子表格或手动导出不同，Shared Contacts Manager 与您的 Google 工作区集成，可实现即时更新和受控访问。就像您可以在 Gmail 中委派电子邮件一样，您可以授予同事查看、编辑甚至拥有特定联系人列表甚至整个帐户的权限。团队中的任何人，从个人助理到销售代表，都可以获得高效履行职责所需的最准确、最新的联系人数据。

通过将 Gmail 授权与共享联系人管理相结合，企业可以受益于更高水平的团队合作、顺畅的沟通、快速的响应和更好的跨部门组织。