如何将 Google Workspace 用作企业的 CRM

如果有人告诉你，全面的 CRM 系统可能并不最适合你的企业，你会怎么想？你是会持怀疑态度，还是会以适当的理由接受这个想法？不可否认，从管理联系人到自动化任务，客户关系管理系统具有很大的优势。然而，许多公司，尤其是规模较小的公司，并不总是需要如此庞大的系统来进行日常运营。加快和简化工作流程所需的工具往往可以在谷歌 Workspace 等平台上找到，但它们往往被忽视，尽管它们是简单、经济、高效的替代方案。

我需要 CRM 系统来满足业务需求吗？

拥有庞大客户群和复杂业务的大型企业在很大程度上依赖客户关系管理系统来管理其工作流程。这些工具有助于实现流程自动化、简化沟通和分析数据，对于拥有数百名员工和无尽资源的企业来说至关重要。然而，对于规模较小的企业来说，投资 CRM 系统的决定并不那么简单。

虽然这些系统提供的好处毋庸置疑，但规模较小的公司必须考虑自身的具体需求、公司规模和可用资源，仔细权衡利弊。有时，采用客户关系管理系统所需的成本、时间和精力可能会超过潜在的好处。

客户关系管理系统值得花钱吗？

对于小型企业来说，采用 CRM 的最大负担之一就是成本。知名的 CRM 平台，如 Salesforce、HubSpot 或 Zoho，根据计划和功能的不同，每个用户每月的费用在 $25 到 $300 之间。即使是规模较小、知名度较低的解决方案，价格也不菲，尤其是考虑到培训员工和设置系统的成本。这还不包括持续维护、定制和专业入职所需的额外费用，这些费用会进一步增加预算压力。

对于许多企业来说，尤其是那些团队规模较小或客户群有限的企业，如果简单的解决方案就能完成工作，这些成本可能无法证明投资的合理性。

您可能不需要的过多功能

客户关系管理软件通常具有小企业可能永远用不上的功能。高级分析、销售预测和详细的客户旅程跟踪对于大型企业来说非常出色，但对于只想组织联系人和与客户沟通的团队来说，这些功能往往是不必要的。联系人管理和基本任务自动化等基本功能通常是最需要的功能，但许多客户关系管理解决方案都配备了大量很少使用的工具。

小型企业应专注于他们真正需要的东西--通常是简单的联系人组织和通信工具。与其投资于功能丰富的 CRM，不如考虑利用 Google Workspace 等平台，这些平台提供的功能刚刚好，不会让用户不堪重负。

客户关系管理的复杂性：提高效率的障碍

客户关系管理的另一个重大挑战是其复杂性。建立客户关系管理系统不仅耗时，而且往往需要专业知识。许多企业需要聘请专门的 CRM 管理员或向专家咨询，从而增加了成本和复杂性。

另一方面，Google Workspace 对于大多数用户来说既直观又熟悉。它与现有工作流程的整合能力使其成为一种有吸引力的替代方案。通过使用像 Gmail.Net 这样的工具，用户可以在工作空间中创建自己的电子邮件、 谷歌联系人利用这些工具，小型企业可以管理联系人、安排任务和进行无缝沟通，而无需驾驭复杂的全面 CRM 系统。

为了帮助您做出明智的决定，我们制作了一个简单的比较表，概述了在决定您的企业是否真正需要完整的 CRM 系统或是否可以使用更简化的解决方案时需要考虑的关键因素。

考虑因素

如何将 Google 用作 CRM？

客户关系管理系统的精髓在于管理客户关系和互动，特别是通过高效的联系人管理。Google Workspace 及其工具套件为传统上由大型客户关系系统处理的许多功能提供了实用且经济实惠的解决方案。让我们来探讨一下如何将 Google Workspace 用作客户关系管理系统的替代方案。

使用免费的 Google 解决方案管理联系人

谷歌通讯录是一款功能强大但操作简单的工具，可帮助企业管理客户数据，而无需单独的客户关系管理平台。它可为用户提供适当的客户管理所需的一切。

将所有联系人集中在一处

有了谷歌通讯录，您可以将所有业务联系人集中到一个基于云的位置。无论您使用的是什么工具--电子邮件、谷歌硬盘或日历--您的联系人都将始终跨设备和应用程序同步，无论您身在何处，都能即时访问重要客户的详细信息。这一功能简化了管理，使您无需使用多个平台或在不同系统中手动更新联系人。

用于组织的标签

谷歌通讯录的优势之一是能够使用标签对联系人进行分类。您可以按照不同的标准对联系人进行分组，如客户、合作伙伴、线索或特定的项目团队，从而实现更有序、更简单的管理。这对于希望细分客户群以进行有针对性的沟通或营销的企业来说尤其有用。此外，联系人还可以在标签之间轻松移动，随着关系的发展，重新分配或更新联系人类别也非常简单。

手动添加新联系人

谷歌通讯录为手动添加新联系人提供了直观灵活的选项，无论您是输入新线索还是更新现有客户信息，都能轻松实现。这有助于企业实时捕捉重要细节，例如在网络活动或会议期间。通过保持联系人列表的当前性和最新性，您就可以访问关键信息，以便进行后续跟进或推广。

链接相关个人

此功能让您有机会连接具有共同关系的个人，如为同一客户工作的同事或同一家庭的成员。通过连接联系人，可以更清晰地查看关系和组织层次，这对企业管理单个组织内的多个联络点大有裨益。这样，用户就能在几分钟内确定关键关系，避免冗余，从而大大改善沟通。

自定义字段

自定义字段提供了个性化的触感，拥有这一功能总是非常棒的。谷歌不会限制用户输入的信息。您可以为联系人创建自定义字段，这样就可以存储默认选项以外的特定信息（例如，其他电话号码、项目备注或忠诚度状态）。这种灵活性使企业能够调整联系人记录以满足特定需求。这对于有独特客户数据需求的公司来说非常有价值。

使用 Shared Contacts Manager 工具共享客户联系信息

内部管理联系人固然重要，但企业也需要在不同团队和部门之间高效共享联系人信息。谷歌 Workspace 应用程序 Shared Contacts Manager 为应对这一挑战提供了便捷的解决方案，满足了客户最迫切的需求。 

与 Gmail 用户共享联系人

Shared Contacts Manager 的最大优势之一是可以与使用 Gmail 账户的任何人共享联系人。对于与外部客户、自由职业者或合作伙伴合作的企业来说，这是一项非常实用的功能。团队成员可以有效地开展协作，因为他们都能访问最新的联系人信息。共享的联系人可以在 Gmail、Google 日历和 Google Drive 上同步，从而更容易与共享资源保持联系。

全域共享

对于在 Google Workspace 中运营的企业来说，现在可以在整个组织内无障碍地共享联系人。您可以与域内的同事共享联系人列表，并确保所有团队成员都能即时访问相同的联系人列表。 Google 工作空间共享联系人.这将促进一致的沟通，减少误传，并增强跨部门的工作流程，从而更容易管理内部联系人，如同事或单位领导。

跨域共享

Shared Contacts Manager 还允许跨域共享联系人。对于与外部公司或客户合作的组织而言，这是一个强大的工具。该功能可确保您的业务合作伙伴、供应商或服务提供商与您的内部团队使用相同的联系人数据，从而改善协调并提高运营效率。

快速同步：不同用户之间联系人的准确性和相关性对于提高整体业务效率至关重要。Shared Contacts Manager 提供快速同步功能，使所有共享联系人更新都能迅速反映到各用户中。首次启动应用程序后，用户可以手动触发同步，立即共享最新的联系人数据。或者，应用程序每隔几小时自动同步一次，让所有用户都能及时了解共享标签的最新变化。这样，在同一项目或账户中工作的成员总能获得最新的联系人信息。

维护联系人数据安全

在处理敏感客户数据时，安全性是一个主要问题，而 Google Workspace 和 Shared Contacts Manager 提供了强大的解决方案，可优先确保联系人的安全和保密性。

企业级安全防护

Google Workspace 提供企业级安全功能，包括加密、双因素身份验证和定期安全更新。这些措施有助于保护您的联系人数据免遭未经授权的访问，确保只有授权人员才能访问敏感信息。借助 Google 的全球安全基础设施，企业可以放心地存储和共享联系人，而不必担心数据泄露或外泄。

用户级权限

Shared Contacts Manager 允许管理员设置特定的用户级权限。您可以控制用户是否可以查看、编辑或共享联系人，从而对企业内部或个人如何处理联系人数据增加一层控制。不同团队或部门需要不同级别的客户数据访问权限，企业肯定会从应用各种权限中受益。

组级权限

除用户级权限外，您还可以为整个团队或部门设置组级访问权限。当你需要给予或限制较大群体的访问权限时，这可以简化管理。在这种情况下，负责特定项目或账户的团队可以获得所需的信息，而不会暴露不必要的数据。

联系所有权转让

随着企业内部角色的转变，很容易将联系人的所有权从一个团队成员转移到另一个团队成员。即使发生人事变动，客户关系也能始终得到妥善维护。对于希望保持客户管理连续性而又不丢失重要客户详细信息的企业来说，这是一个很好的功能。

使用 Google CRM 软件轻松实现跨平台联系人访问

Google Workspace 可让您跨所有应用程序和设备无缝访问联系人。使用 Gmail、Google Drive 或日历时，您的联系人随时可用，无需在平台间进行繁琐的切换。这种基于云的同步意味着，无论您是在台式机、笔记本电脑还是移动设备上工作，联系人详细信息的更新都会即时反映在所有设备上。 

相比之下，传统的 CRM 通常会限制对特定应用程序的访问，需要单独登录和集成，这可能会妨碍工作效率。Google Workspace 的这种互联性提高了效率，使您无论身在何处或使用何种设备，都能更轻松地管理客户关系。

关于 G Suite 作为 Google 用户 CRM 的最终想法 

总之，传统的 CRM 可能适合大型企业，而 Google Workspace 则为小型企业提供了一个有效且经济实惠的选择。许多基本的客户关系管理功能（如联系人管理和共享）都可以在熟悉的谷歌生态系统中直接处理，无需昂贵的软件或陡峭的学习曲线。Shared Contacts Manager 简化了联系人的组织、共享和跨团队协作，为每个人提供了相关的、可访问的信息，从而增强了这种体验。借助 Google Workspace 和 Shared Contacts Manager通过该软件，企业可以高效、经济地管理客户关系。立即免费试用！