Πώς να μοιραστείτε τις επαφές του Gmail

Ας ξεκινήσουμε αντιμετωπίζοντας τον ελέφαντα στα εισερχόμενα - τι ακριβώς είναι οι επαφές του Gmail; Ορισμένοι χρήστες πιστεύουν λανθασμένα ότι είναι ξεχωριστές από τις Επαφές Google, αλλά στην πραγματικότητα πρόκειται για τις δύο όψεις του ίδιου νομίσματος. Παλαιότερα, έπρεπε να αποθηκεύετε χειροκίνητα κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την οποία αλληλεπιδρούσατε - αρκετά δύσκολη διαδικασία! Ευτυχώς, αυτές οι μέρες έχουν περάσει ανεπιστρεπτί. Τώρα, κάθε επαφή που βρίσκει το δρόμο της στο λογαριασμό σας στο Google αποθηκεύεται αυτόματα στην εφαρμογή Επαφές Google και τα στοιχεία της επαφής της γίνονται διαθέσιμα οπουδήποτε μέσα στο χώρο εργασίας Google του χρήστη.

Όταν μιλάμε για κοινή χρήση επαφών στο Gmail, we’re essentially talking about sharing Google Contacts. The good news is there are three straightforward ways to do it: exporting a CSV file, using specific permission under the delegation feature, or taking advantage of a tool like SharedContacts.com that allows you to create directories and share entire contact lists. Let’s take a look at each option.

Πώς να μοιραστείτε επαφές Google με ένα αρχείο CSV

Η εξαγωγή ενός αρχείου CSV μπορεί να ακούγεται τεχνική, αλλά είναι απλούστερη απ' ό,τι φαίνεται. Ένα αρχείο CSV είναι απλώς μια μορφή υπολογιστικού φύλλου που αποθηκεύει στοιχεία επικοινωνίας, όπως ονόματα, email και αριθμούς τηλεφώνου. Είναι ένας παλιομοδίτικος αλλά ακόμα δημοφιλής τρόπος για την κοινή χρήση επαφών.

Δείτε πώς μπορείτε να εξάγετε και να μοιραστείτε τις επαφές σας στο Google ως αρχείο CSV:

1. Πηγαίνετε στο Επαφές Google.
2. Επιλέξτε την ετικέτα επαφής, μεμονωμένες επαφές ή επιλέξτε όλες τις επαφές, ανάλογα με το τι μοιράζεστε.
3. Κάντε κλικ στο Εξαγωγή εικονίδιο στα δεξιά.
4. Επιλέξτε τη μορφή (συνήθως "Google CSV") και export το αρχείο.

Τώρα, μπορείτε να στείλετε το αρχείο CSV ως συνημμένο email, μέσω αποθήκευσης στο cloud, ενός messenger της επιλογής σας ή οποιασδήποτε άλλης προτιμώμενης μεθόδου. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να μοιραστείτε τις επαφές σας στο Gmail εξάγοντας το αρχείο. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εξαιρετικά αν συνεργάζεστε σε ένα έργο ή αν μοιράζεστε μια λίστα ατόμων με μια ομάδα. Ωστόσο, δεν είναι η πιο δυναμική λύση για συνεχείς ενημερώσεις και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κοινή χρήση επαφών μεταξύ λογαριασμών.

Πώς να μοιράζεστε επαφές χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ανάθεσης της Google

Για όσους χρειάζονται μια πιο χαλαρή προσέγγιση, η λειτουργία ανάθεσης αρμοδιοτήτων της Google είναι ο σωστός τρόπος. Σας επιτρέπει να δώσετε σε ένα άλλο άτομο πρόσβαση στις επαφές σας. Ως εκ τούτου, εξουσιοδοτείτε αυτό το άτομο με δικαιώματα διαχείρισης των επαφών σας στο Google. Σε αντίθεση με την κοινή χρήση με CSV, αυτή η λειτουργία είναι λίγο πιο ευέλικτη και παρέχει βασική συνεργασία, δίνοντας στους συναδέλφους σας πρόσβαση στην προβολή, επεξεργασία, ακόμη και διαγραφή επαφών σαν να ήταν δικές τους. 

Δείτε πώς να ρυθμίσετε την ανάθεση αρμοδιοτήτων της Google:

1. Go Επαφές Google.
2. Ανοίξτε το Ρυθμίσεις μενού.
3. Ψάξτε για το Τμήμα πρόσβασης αντιπροσώπων και προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε.
4. Χτύπημα Πρόσκληση αντιπροσώπου για να χορηγήσει πρόσβαση.

Η ανάθεση μπορεί να λειτουργήσει άψογα για ομάδες που χρειάζονται κοινή πρόσβαση σε επαφές χωρίς συνεχή μεταφορά αρχείων. Ωστόσο, η εξουσιοδότηση της Google είναι περιορισμένη σε πεδίο εφαρμογής και λειτουργικότητα. Διαβάστε περισσότερα για τη λειτουργία της ανάθεσης σε αυτό το άρθρο.

Πώς να μοιράζεστε επαφές Gmail απευθείας μεταξύ λογαριασμών Google

Εάν η Ανάθεση επαφών της Google σας φαίνεται περιοριστική και η κοινή χρήση με το CVS είναι πολύ δύσκολη, SharedContacts.com takes sharing to a whole new level. This Google Workspace app makes it incredibly easy to share contacts across Google accounts regardless of whether they belong to a given Workspace domain. Need to collaborate with a vendor or partner? No problem. SharedContacts.com lets you share contacts with unmatched efficiency, offering flexible options that go beyond traditional limitations.

Τα παραμετροποιήσιμα δικαιώματα πρόσβασης είναι ένα από τα πράγματα που διαφοροποιούν αυτό το εργαλείο από τις δύο άλλες μεθόδους που περιγράφηκαν. Μπορείτε να αποφασίσετε ποιος μπορεί να βλέπει, να επεξεργάζεται και να μοιράζεται επαφές ή ακόμη και να διαχειρίζεται τις επαφές σας, αν αποφασίσετε να ορίσετε άλλον διαχειριστή για το ηλεκτρονικό βιβλίο διευθύνσεών σας. Οι ευαίσθητες πληροφορίες επαφών θα παραμένουν πάντα ασφαλείς, ενώ τα σωστά άτομα θα έχουν την πρόσβαση που χρειάζονται. Επιπλέον, κάθε ενημέρωση σε μια κοινόχρηστη επαφή συγχρονίζεται αμέσως για όλους τους χρήστες με πρόσβαση, ώστε η ομάδα σας να λαμβάνει τις τελευταίες ενημερώσεις, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται. 

Also, SharedContacts.com makes collaboration easier, from sharing contact labels to integrating directly with Gmail, Google Calendar, and other Workspace tools. Shared contacts automatically appear in Gmail’s autocomplete field, Google Calendar invitations, and when sharing files in Drive, providing team members with quick access wherever they need it.