Deel Capsule Contacten via Google Workspace, bespaar op CRM-kosten en stimuleer samenwerking

Capsule CRM is een uitstekend hulpmiddel voor het beheren van klantrelaties. Maar zoals elk complex CRM-systeem is het niet zonder zwakke punten. Het is misschien niet de beste oplossing voor teams die vooral geïnteresseerd zijn in de contactbeheerfuncties van dit CRM-systeem. Capsule vereist een aparte licentie voor elk teamlid, en wanneer het voornamelijk wordt gebruikt voor het afhandelen van contacten, kunnen de CRM-kosten snel de pan uit rijzen.

Toch is er een andere, veel goedkopere en geschiktere oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar goede software voor het onderhouden van contacten. Shared Contact Manager, geïntegreerd met Capsule CRM, is de tool die deze uitdagingen aanpakt. Shared Contact Management binnen Google Workspace stelt organisaties in staat om contactpersonen efficiënt te beheren en te delen zonder de steile kosten geassocieerd met meerdere CRM-licenties. Deze integratie biedt een eenvoudige, flexibele en kosteneffectieve aanpak, waarbij alle teamleden individueel en samen als team contactpersonen kunnen openen, bijwerken en samenwerken.

Met Shared Contact Management kunnen teams genieten van het beste van twee werelden: de geavanceerde mogelijkheden van Capsule CRM en het samenwerkingsgemak van Google Workspace. Het kost maar een paar minuten om deze app te gebruiken en uw bedrijf te laten renderen.

Contacten synchroniseren met Capsule CRM en Google Contacten

Eerst configureer je Capsule om automatisch een map aan te maken met je contacten en deze te integreren in je Google account.

Log in op uw Capsule account, klik op uw naam in de rechterbovenhoek van het scherm en selecteer Mijn voorkeuren.

Selecteer in de beschikbare instellingen Google-instellingen.

Klik onder Google Contacten Integratie op de knop Aan de slag knop.

Nu moet je Capsule CRM toestaan om een label te maken voor alle bestaande contacten. In de toekomst zullen alle nieuwe contactpersonen die worden toegevoegd aan uw Google-account automatisch worden opgenomen in dit label.

Klik hiervoor op Capsulecontacten gebruiken. In het volgende venster vraagt CRM je om in te loggen op je Google account en informeert het je over de acties die het kan uitvoeren met je contactenlijst.

Deel Capsule contacten met de Shared Contacts Manager App 

Alles staat klaar om je klantgegevens te delen met collega's, medewerkers of partners. Log hiervoor in op je Shared Contacts Manager account. Als je de app nog niet hebt geïnstalleerd, klik dan op hier.

 In het linkermenu ziet u een nieuwe groep contactpersonen die geïntegreerd is met Capsule. Deze groep bevat alle contactgegevens van uw leads, klanten, leveranciers en andere gebruikers. Om deze groep te delen, klikt u op Deel. Je kunt dit op twee manieren doen: ga met je muis over de labelnaam en klik op de knop Deel pictogram of druk op de grote knop aan de rechterkant van de Shared Contacts Manager interface.

Nu zie je het venster met de instellingen voor delen voor je. Volg deze stappen om je collega's toegang te geven:

1. Voer de mensen in aan wie je toegang wilt verlenen. Je kunt dit op verschillende manieren doen: voer hun e-mailadressen handmatig in, selecteer mensen uit de vervolgkeuzelijst of typ hun namen. Klik in het veld E-mail toevoegen en voeg mensen toe via een van deze methoden.
2. Nadat je alle teamleden hebt geselecteerd, wijs je ze de juiste rechten toe. Het toegangsniveau Bewerken is het meest functioneel, omdat iedereen hiermee de contactgegevens kan bijwerken, zodat de lijst actueel blijft. Klik op Machtigingen en kies een van de beschikbare opties.
3. Klik op Label delen zodra alle instellingen zijn voltooid.

Slotwoorden over de integratie van Google en Capsule CRM

Dat is het! Een paar minuten die je besteedt aan het instellen van Capsule's interface met Share Contacts Manager zal je op de lange termijn tijd besparen. Nu kan iedereen met wie je het label hebt gedeeld - niet alleen de beheerder van je domein - de contactgegevens gebruiken en bewerken als dat nodig is. Dit bevordert de samenwerking, verhoogt de productiviteit en zorgt voor consistentie van processen binnen de verantwoordelijkheden van je team of afdeling. Het beste van alles is kost bijna niets vergeleken met de aanschaf van een volledige CRM-licentie voor elke medewerker.